C'est chronophage et épuisant car il ne suffit pas de couper son téléphone pour être tranquille, les canaux sont multiples (et j'en oublie surement) :
- push : mails, téléphone fixe, téléphone portable (dont SMS), fax, Réseaux Sociaux, ...
- suscribe : Flux RSS, Site d'informations, Newsletter, Hub, ...
Je ne parle même pas des "tu prends du pain ?", "t'es où ? on mange ensemble ?", "on prend un verre ce soir ?"
Alors comment optimiser ce temps "perdu" ?
Je n'ai pas la prétention de vous donner LA solution mais plutôt de petits principes ou astuces qui vous permettront d'être plus efficace !
- Téléphone : définissez des groupes dans vos contacts (perso, pro, ...) et affectez des sonneries personnalisées à ces groupes. De cette manière vous serez en mesure, en fonction de la situation au moment de l'appel, de filtrer rapidement et efficacement vos communications.
- Messagerie Vocale : fixez-vous des périodes de consultation, par exemple 1 fois par heure. Si l'information est vraiment urgente, soyez sûr que la personne tentera de vous contacter par d'autres canaux !
- Mails : une grosse partie des mails professionnels que vous recevez sont issus de vos collaborateurs. Il existe plusieurs principes qui peuvent vous permettre d'être plus efficace dans la tâche fastidieuse de "dépilage" des courriels.
- Ne traitez pas les mails au fil de l'eau, fermez votre messagerie et fixez vous des périodes de traitement : par ex. en arrivant le matin, après le déjeuner et en début de soirée. Ce seul principe va vous permettre de vous concentrez sur les travaux en cours et sauf cas particuliers, il n'y a pas de mail avec une durée de péremption inférieur à la demi journée !
- Apprenez à vos collaborateurs à utiliser la messagerie... (c'est un peu méchant mais c'est tellement vrai ;))
- Définissez une codification pour vos projets, clients, ... et préconisez le préfixage systématique et intelligent des objets des mails, ex [Projet3][CR][COPIL] Réunion du 27/09/2011 (Astuce pour une rapide et pérenne instauration de ce principe : mettez en place une cagnotte d'équipe que tout manquement à la règle viendra grossir... vous inviterez l'équipe avec en fin de projet...)
- Explicitez l'utilisation des A, CC, CCI :
- A : une action de votre part est nécessaire
- CC : pour votre information mais à traiter car importance relative
- CCI : pour votre information mais juste pour tracer un échange ou une action, peut être "archiver" sans traitement
- Utiliser la notion d'importance des messages fournie par la messagerie. Attention le risque est que tous les messages deviennent "important" ;)
- Si il y a une échéance courte demandez à ce qu'elle apparraisse en premier dans l'objet du mail, par ex. [DL 30/09/11] (ici DL pour Dead Line)
- Collaborateurs :
- Prévoyez des réunions hebdomadaires, voir quotidiennes, avec vos équipes. Ce rendez-vous est planifié à l'avance, chacun le prépare et il doit se limiter à 30mn-1h max.
- Soyez toujours disponible pour vos collaborateurs (porte ouverte) : une conversation de 2mn remplace aisément un mail et évite les incompréhensions
- Prévenez qu'en cas de porte fermée, vous ne souhaitez pas être dérangé. De cette manière, vous pourrez réaliser vos travaux en tout sérénité et en pleine possession de vos moyens : par ex. pour finaliser un dossier, faire une réunion téléphonique, ... Attention à pensez à réouvrir votre porte dès que possible pour que vos collaborateurs respectent cette règle.
Ce qui est sûr c'est qu'il y a un gros poste "perte de temps" dans le dérangement occasionné par ces différentes sources d'informations.
Depuis que j'applique ces principes chez Logi-Tech Informatique, je peux vous assurer que je n'ai pas raté d'informations importantes et pourtant j'ai gagné en sérénité et diminuer notablement le "mauvais stress".
Gardez à l'esprit que le seul fait d'être dérangé sans arrêt dans une tâche est source de retard et souvent d'erreur !
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